在日常的行政管理、商务往来以及法律事务中，告知函作为一种正式的书面沟通方式，被广泛用于向相关单位或个人传达重要信息、通知事项或提出建议。一份规范、清晰的告知函不仅能够提高沟通效率，还能体现发文单位的专业性和严肃性。

本文将围绕“告知函格式模板 公函”这一主题，详细解析其基本结构与写作要点，帮助读者掌握如何撰写一份标准且具有实际操作性的告知函。

一、告知函的基本定义

告知函是机关、企事业单位或其他组织在履行职责过程中，就某项具体事项向有关单位或人员进行说明、通知或提醒的一种正式公文。其内容通常包括事由、依据、要求及处理方式等，具有一定的约束力和参考价值。

二、告知函的基本格式

一份完整的告知函应包含以下几个部分：

1. 标题

标题应明确反映函件性质，一般为“告知函”或“关于XXX的告知函”。

2. 发文字号（可选）

在正式单位中，可能需要标注发文字号，如“XX〔2025〕X号”。

3. 主送单位名称

明确告知对象，如“XX公司”、“XX部门”或“XX人”。

4. 正文内容

正文是告知函的核心部分，应包括以下

- 事由：简要说明告知的原因或背景。

- 依据：引用相关法律法规、合同条款或内部规定。

- 具体告知事项，如时间安排、行为要求、注意事项等。

- 要求：对收函方提出明确的要求或建议。

- 结尾语：如“特此告知”、“请予以配合”等。

5. 落款

包括发文单位名称、日期，并加盖公章（如适用）。

6. 附件说明（如有）

若有相关材料作为附件，需注明附件名称。

三、告知函写作要点

- 语言简洁明了：避免使用模糊不清或过于复杂的表达。

- 逻辑清晰：按“事由—依据—内容—要求”的顺序展开。

- 语气得体：根据告知事项的性质，选择正式、礼貌或严肃的语气。

- 格式统一：遵循单位或行业通用的公文格式标准。

四、告知函范文示例

关于XX项目验收事宜的告知函

XX公司：

根据我司与贵公司签订的《XX项目合作协议》（编号：XXXX），该项目已于2025年X月X日完成全部施工任务。现依据合同约定，拟于2025年X月X日组织项目验收工作。

为确保验收顺利进行，请贵公司提前做好相关准备工作，并安排相关人员到场配合。如有特殊情况，请及时与我司联系。

特此告知，敬请配合。

此致

敬礼！

XX公司

2025年X月X日

（盖章）

五、结语

“告知函格式模板 公函”虽为常见文书，但在实际应用中仍需注重格式规范与内容准确。通过合理运用告知函，可以有效提升工作效率，减少误解与纠纷，是现代组织管理中不可或缺的重要工具之一。

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